NF-e Entrada — Notas de Fornecedor
Tempo estimado: 10–15 minutos
Este guia explica como usar o módulo de NF-e Entrada para consultar notas fiscais emitidas por fornecedores, confirmá-las junto à SEFAZ e importar os itens para o estoque com um clique.
O que é a NF-e Entrada?
Sempre que um fornecedor emite uma nota fiscal contra o CNPJ do seu restaurante, essa nota fica disponível na SEFAZ esperando uma resposta sua — a chamada Manifestação do Destinatário.
Com o PopinaFlow, o processo tem duas etapas simples:
- Manifestar — diga à SEFAZ que você recebeu a mercadoria
- Importar — o sistema atualiza o estoque automaticamente, aprendendo os produtos para a próxima vez
Como acessar
No menu lateral, clique em NF-e Entrada (seção Financeiro/Fiscal).
A tela tem duas abas:
- Notas Recebidas — lista de NF-es dos fornecedores
- Contas a Pagar — cobranças geradas pelas notas confirmadas
Etapa 1 — Sincronizar notas do fornecedor
As notas não chegam sozinhas — você precisa consultar o que está disponível.
- Clique no botão Sincronizar (canto superior direito)
- Aguarde alguns segundos
- As notas pendentes aparecerão na lista
💡 Dica: O sistema puxa todas as notas emitidas contra o seu CNPJ desde a última sincronização. Você não precisa configurar nada por fornecedor.
Etapa 2 — Entender os status
| Status | O que significa |
|---|---|
| Pendente | Nota disponível, ainda não manifestada |
| Ciência | Você tomou conhecimento (mas não confirmou) |
| Confirmada | ✅ Pronta para importar para o estoque |
| Desconhecida | Você não reconhece essa operação |
| Não Realizada | Mercadoria recusada ou devolvida |
Etapa 3 — Manifestar uma nota
Clique no botão de ações (···) ao lado de cada nota.
Ciência da Operação
Use quando você viu a nota mas ainda não recebeu a mercadoria (ex: nota emitida, entrega amanhã).
- Clique em ··· → Ciência
- Confirme
A Ciência não atualiza o estoque. É apenas um aviso para a SEFAZ de que você está ciente.
Confirmação da Operação
Use quando a mercadoria chegou e confere com a nota.
- Clique em ··· → Confirmar
- Confirme
A nota passa para status Confirmada e aparece o botão Importar.
Desconhecimento da Operação
Use quando você não reconhece a operação.
- Clique em ··· → Desconhecer
- Digite uma justificativa (mínimo 15 caracteres)
- Confirme
Operação Não Realizada
Use quando a mercadoria foi recusada ou devolvida.
- Clique em ··· → Não Realizada
- Digite a justificativa
- Confirme
Etapa 4 — Importar para o Estoque
Após confirmar a nota, o botão Importar aparece na linha. Clique nele.
Caso 1: Importação sem conflitos (o mais comum depois das primeiras vezes)
O sistema reconhece todos os produtos do fornecedor automaticamente — porque aprendeu nas importações anteriores.
Você vê uma tela limpa confirmando:
- Quantos itens serão importados
- O total fiscal da nota
- A filial de destino (identificada pelo CNPJ)
- A data de vencimento da conta a pagar
Clique em Importar para Estoque. Pronto.
O que acontece automaticamente:
- ✅ Estoque atualizado (entrada de cada item, convertendo a unidade de compra para unidade de estoque)
- ✅ Custo médio dos insumos recalculado (com rateio proporcional do frete)
- ✅ Conta a pagar criada com vencimento em 30 dias
- ✅ Fichas Técnicas dos pratos afetados recalculadas
Caso 2: Resolução de Conflitos (primeiras importações de um fornecedor)
Na primeira vez que você importa de um fornecedor, o sistema pode não reconhecer alguns produtos. Uma tela de Resolução de Conflitos aparece somente para esses itens.
Cada linha mostra:
- O nome do produto do fornecedor (como aparece na nota)
- Uma badge de confiança (ex: "Sugestão 78%" ou "Novo item")
- Um menu suspenso para escolher o produto interno correspondente
Para cada item conflitante, escolha:
| Opção | Quando usar |
|---|---|
| Selecionar sugestão | O sistema sugeriu o produto certo |
| Selecionar outro produto | A sugestão está errada — escolha o correto na lista |
| Pular este item | Esse produto não existe no estoque ainda (você cria depois) |
Após resolver todos os conflitos, clique em Importar X itens.
💡 O sistema aprende: Da próxima vez que você importar do mesmo fornecedor, esse produto será reconhecido automaticamente. Você não precisará revisar novamente.
Etapa 5 — Revisar o Ledger de Impacto
Após a importação, uma tela de Resumo mostra o impacto exato no estoque:
| Coluna | O que significa |
|---|---|
| Item | Nome do produto no estoque |
| Antes | Quantidade antes da importação |
| +Qtd | Quantidade adicionada |
| Depois | Nova quantidade total |
| Custo Médio | Novo custo médio ponderado |
Indicadores especiais:
- 🔼 Âmbar — custo aumentou em relação à nota anterior (atenção ao preço do fornecedor)
- 🔽 Verde — custo reduziu
- ● BOM recalc — as fichas técnicas dos pratos que usam esse insumo foram atualizadas automaticamente
Etapa 6 — Contas a Pagar
A aba Contas a Pagar lista todas as cobranças geradas pelas notas confirmadas (e também as lançadas manualmente).
Registrar um pagamento
- Clique em Pagar na linha da conta
- Informe o valor pago e a data de pagamento
- Clique em Confirmar
Lançar uma conta manualmente
Para despesas sem NF-e (ex: conta de luz):
- Clique em + Nova conta
- Preencha fornecedor, valor, vencimento e data de competência
- Salve
⚠️ A data de competência é importante — ela define em qual mês a despesa aparece no DRE.
Funcionalidades Avançadas
Roteamento automático por filial
Se o seu restaurante tem mais de uma filial, o sistema identifica para qual delas a nota foi emitida (pelo CNPJ do destinatário) e direciona o estoque automaticamente — sem intervenção manual.
Caso o CNPJ da nota não corresponda a nenhuma filial cadastrada, o estoque vai para a filial principal e aparece um aviso na tela.
Roteamento por localização interna
Você pode configurar regras de roteamento para que certos produtos vão automaticamente para locais específicos:
- Categoria "Perecíveis" → Câmara Fria
- Categoria "Bebidas Alcoólicas" → Adega
Configure em Configurações → Regras de Estoque.
Notas de Devolução
Se a nota tiver código CFOP de devolução (1.201 ou 2.201), o sistema detecta automaticamente e:
- Registra uma saída de estoque (ao invés de entrada)
- Cria uma conta a pagar com valor negativo (nota de débito ao fornecedor)
Vinculação com Pedidos de Compra
Se você tinha um Pedido de Compra aberto para esse fornecedor, o sistema vincula automaticamente os itens recebidos ao pedido — atualizando o status para "Recebimento Parcial" ou "Recebido" conforme a quantidade.
O Ledger mostrará: PO #XXX — 7/10 itens recebidos.
Problemas Comuns
| Problema | Solução |
|---|---|
| Nenhuma nota aparece na sincronização | Verifique se o CNPJ do restaurante está configurado em Configurações → Fiscal |
| Botão "Importar" não aparece | A nota precisa estar com status Confirmada |
| Item importou com quantidade errada | Verifique o fator de conversão em Estoque → Fornecedores → Mapas aprendidos |
| Custo unitário parece alto | Pode incluir rateio de frete. Veja o detalhe no Ledger de Impacto |
| Erro "Certificado não configurado" | Faça upload do certificado A1 em Configurações → Certificado |
| Nota já expirou o prazo de manifestação | A SEFAZ aceita manifestações por prazo limitado. Consulte seu contador |
| Produto da nota não encontrado no estoque | Use a Resolução de Conflitos para mapeá-lo manualmente na primeira vez |
Próximos Passos
- DRE — Resultado do Restaurante — Veja o impacto das compras no resultado financeiro
- Fichas Técnicas — Custo de produção atualizado automaticamente
- Gestão de Estoque — Controle manual do estoque
- Pedidos de Compra — Gerencie compras planejadas